En este apartado se tratan todas las funciones que pueden hacerse en el catálogo una vez están introducidos los datos de documentos y personas usuarias: relacionar unos datos con otros, explotar la información con diferentes objetivos... A continuación encontrarás videos e información de cada una de estas funciones.
22. Parte 1: cómo prestar documentos
La tarea de prestar un documento consiste en ligar el registro de una persona usuaria con el de un ejemplar.
23. Parte 2: cómo prestar documentos
En principio es una tarea sencilla, pero puede complicarse cuando aparecen una serie de avisos, ante los que hay que saber cómo reaccionar. En este vídeo se explica también como instarlar y usar el plugin del préstamo de seguridad o Préstamo fuera de línea, que es una herramienta creada para ser utilizada en los casos en que falle internet o el programa. El documento de Instalación del Plugin del préstamo de seguridad también está disponible en pdf, más abajo, en el apartado de Documentos.
24. Cómo devolver documentos prestados
La devolución de los documentos también es muy sencilla, sólo hay algunos avisos importantes que se deben tener en cuenta cuando se produce una devolución, por ejemplo cuando el documento tiene una reserva. Es importante devolver los documentos a tiempo para no quedar sancionados/as y porque tener préstamos retrasados también impide llevar otros préstamos, renovar o reservar documentos en cualquiera de las bibliotecas de la red.
25. Cómo renovar préstamelos y sancionar personas usuarias
La vía que debemos promocionar para renovar los préstamos es a través del OPAC, para que el público sea autonómo y pueda hacer esta tarea las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde cualquier lugar con acceso a internet. En el vídeo encontraréis información de cómo hacerlo y cómo enseñárselo al público. También se explica cómo pueden sancionarse manualmente las personas usuarias.
26. Cómo hacer reservas
Las personas interesadas en documentos que están prestados pueden hacer una reserva sobre ellos para que la biblioteca los avise cuando estén disponibles. Las reservas pueden hacerse sobre documentos de nuestra biblioteca o sobre documentos de otras bibliotecas (en cuyo caso la persona debe desplazarse para recogerlo).
27. Cómo gestionar las reservas
Una vez realizadas las reservas el sistema avisará cuándo se entrega un documento con reserva; en el vídeo encontrarás información de:
- Cómo proceder y cómo controlar las reservas vigentes y las que están fuera de plazo de recogida (informe Reservas para retirar)
- Reservas que no se confirmaron (Cola de reservas)
- Cómo cancelar reservas.
28. Cómo ejecutar informes
Los informes es una de las vías principales para obtener información del catálogo. Hay informes creados de todo tipo que pueden resolver muchas de las consultas principales que se le presenta al personal bibliotecario como la información estadística por ejemplo, disponibles en la solapa Estadísticos de los Informes guardados. También puede consultarse el Manual de informes estadísticos en la web de la red para completar información de qué informe es el más adecuado para cada pregunta de la estadística (el Manual de informes estadísticos también está disponible en pdf en el enlace de más abajo, en el apartado de Documentos). Desde el Servizo se coordina la creación de nuevos informes por lo que es preciso consultarlo siempre antes de crear nuevos, evitando duplicidades innecesarias. Este vídeo se complementa con el siguiente de Cómo trabajar con hojas de cálculo.
29. Cómo trabajar con hojas de cálculo
Los informes pueden descargarse en formato de hojas de cálculo, con el cual podemos explotarlos con más profundidad : hacerles filtros, modificar la presentación de la información, etc. Pero para esto hay que saber trabajar, por lo menos básicamente, con hojas de cálculo. En el vídeo puedes aprender algunas tareas básicas para usarlas. También puede consultarse el Manual de informes estadísticos en la web de la red para completar información de qué informe es el más adecuado para cada pregunta de la estadística (el Manual de informes estadísticos también está disponible en pdf en el enlace de más abajo, en el apartado de Documentos).
30. Cómo gestionar sugerencias de compra, avisos de personas sin correo electrónico y selección bibliográficas
- Sugerencias de compra. El público puede enviarnos por medio del programa, sugerencias de compra (desideratas). Puede comunicarnos por esta vía que nuestra colección carece de algún título en el que esa persona está interesada. La biblioteca puede contestar y gestionar esta sugerencia a través del módulo de adquisiciones del programa.
- Avisos que no se envían por correo electrónico. El medio que usa el programa para avisar al público usuario de diversas gestiones (reclamaciones de préstamos, avisos de reservas disponibles, cancelaciones de reservas,...) es el correo electrónico, pero si la persona usuaria carece de este dato, el sistema acumula estos avisos en informes que pueden imprimirse, o mejor, usarse para avisar por teléfono a la persona en cuestión.
- Selecciones bibliográficas. Cuando se hacen búsquedas en el catálogo, el personal o el público puede tener interés en hacer una bibliografía con una selección de resultados de esa búsqueda, para eso el sistema dispone del carrito y de las listas públicas (sólo disponibles para el personal bibliotecario) o privadas. Estas selecciones pueden guardarse, descargarse y enviarse por correo electrónico.
Cómo realizar las tareas de administrador/la de la biblioteca
En cada biblioteca o red de bibliotecas debe haber una persona que se encargue de estas tareas y que sea también el interlocutor/a con el Servizo de Bibliotecas para las tareas relacionadas con el catálogo. Conviene también que haya una persona sustituta por si la persona administradora se ausenta, pero nunca deben ejercer las dos a un mismo tiempo como administradoras, para no entrar en contradicciones en la administración de la biblioteca o bibliotecas (en el caso de red municipal). Para llevar a cabo estas tareas es preciso contar con permisos de administrador/a. Las tareas son las siguientes:
31. Cómo gestionar el calendario de la biblioteca y las noticias
Calendario. En el calendario interno del programa se señalan los días en los que la biblioteca estará cerrada para que el sistema no los cuente en el cálculo de los préstamos o de las reservas.
Noticias. Las noticias se refieren a noticias que pueden suceder con respecto a la biblioteca o al catálogo y que pueden comunicarse al resto del personal bibliotecario de la red o al público de nuestra biblioteca o de toda la red, por medio del sistema.
32. Cómo gestionar permisos del personal y como moderar aportacións de los usuarios al catálogo
Gestión de permisos. El personal bibliotecario puede entrar en la intranet del catálogo (la interfaz exclusiva del personal) gracias a la asignación de unos permisos. La persona administradora de la biblioteca o de la red de bibliotecas será la encargada de gestionarlos con el CAU o asignarlos directamente (si es que cuenta con permisos completos que se lo permitan hacer). En la red existen dos tipos de permisos : completos y BM y dentro de ellos diferentes categorías según las funciones que realice el personal.
Moderación de etiquetas y comentarios aportados por el público al catálogo. El público enriquece el catálogo por medio de estas aportacións, pero estas no se publican mientras no las modere un bibliotecario/a.
33. Cómo consultar los registros de modificaciones
Las personas administradoras del catálogo son las únicas que pueden consultar estos registros de modificaciones, que son como un rastro de todas las tareas que se realizan sobre un registro de usuario/a, un registro de un documento o de un ejemplar. Esta consulta le permite a la persona administradora controlar lo que se hizo en el catálogo, cuándo y quién lo hizo.
34. Cómo son las tareas rutinarias y las tareas después de la migración
Tareas rutinarias. Una vez que se empieza a trabajar en el catálogo hay que adquirir una serie de rutinas periódicas que deben memorizarse, en el vídeo se repasan cuáles son las más importantes.
Tareas después de la migración. Cuando una biblioteca se integra en el catálogo por medio de una migración, el personal bibliotecario se encuentra con gran cantidad de trabajo que necesita organizar y priorizar, en este vídeo se recuerdan estas tareas y se recomienda una priorización.
35. Cómo son las normas de préstamo de la red
Las normas de préstamo se stablecen a 3 niveles : de red, de red municipal y de biblioteca. Dependen también del tipo de material de que se trate, de la categoría de las personas usuarias y de la política de préstamo que tenga adoptada la biblioteca. Las políticas de préstamo existentes en la red son 3 : A, B e C. En función de todas estas circunstancias están creadas las normas de préstamo.