Xestións no catálogo

Neste apartado trátanse tódalas funcións que poden facerse no catálogo unha vez están introducidos os datos de documentos e persoas usuarias: relacionar uns datos con outros, explotar a información con diferentes obxectivos... Deseguido atoparás vídeos e información de cada unha destas funcións.

22. Parte 1: como prestar documentos

A tarefa de prestar un documento consiste en ligar o rexistro dunha persoa usuaria coa dun exemplar.

23. Parte 2: como prestar documentos

En principio é unha tarefa sinxela, pero pode complicarse cando aparecen unha serie de avisos, ante os que hai que saber como reaccionar. Neste vídeo explícase tamén como instarlar e usar o plugin do Préstamo de seguridade ou Préstamo fóra de liña, que é unha ferramenta creada para seren utilizada nos casos en que falle internet ou o programa. O documento de Instalación do plugin do préstamo de seguridade tamén está dispoñible en pdf, máis abaixo no apartado de Documentos.

24. Como devolver documentos prestados

A devolución dos documentos tamén é moi sinxela, só hai algúns avisos importantes que se deben ter en conta cando se produce unha devolución, por exemplo cando o documento ten unha reserva. É importante devolver os documentos a tempo para non quedar sancionados e porque ter préstamos atrasados tamén impide levar outros préstamos, renovar ou reservar documentos en calquera das bibliotecas da rede.

25. Como renovar préstamos e sancionar persoas usuarias

A vía que debemos promocionar para renovar os préstamos é a través do OPAC, para que o público sexa autonómo e poida facer esta tarefa as 24 horas do día, os 7 días da semana, desde calquera lugar con acceso a internet. No vídeo atoparedes información de como facelo e como aprenderllo ao público. Tamén explícase como poden sancionarse manualmente as persoas usuarias.

26. Como facer reservas

As persoas interesadas en documentos que están prestados poden facer unha reserva sobre eles para que a biblioteca os avise cando estean dispoñibles. As reservas poden facerse sobre documentos da nosa biblioteca ou sobre documentos doutras bibliotecas (nese caso a persoa debe desprazarse para recollelo). 

27. Como xestionar as reservas

Unha vez realizadas as reservas o sistema avisaranos cando se entrega un documento con reserva, no vídeo atoparás información de: 

  • Como proceder e de como controlar as reservas vixentes e as que están fóra de prazo de recollida (informe Reservas para retirar)
  • Reservas que non se confirmaron (Cola de reservas)
  • Como cancelar reservas.

28. Como executar informes

Os informes é unha das vías principais para tirar información do catálogo. Hai informes creados de todo tipo que poden resolver moitas das consultas principais que se lle presenta ao persoal bibliotecario coma a información estatística por exemplo, dispoñible na lapela Estatísticos dos Informes gardados. Tamén pode consultarse o Manual de informes estatísticos na web da rede para completar información de que informe é o máis adecuado para cada pregunta da estatística (o Manual de informes estatísticos tamén está dispoñible en pdf na ligazón de máis abaixo no apartado de Documentos). Desde o Servizo coordínase a creación de novos informes polo que é preciso consultalo sempre antes de crear novos, evitando duplicidades innecesarias. Este vídeo compleméntase co seguinte de Como traballar con follas de cálculo.

29. Como traballar con follas de cálculo

Os informes poden descargarse en formato de follas de cálculo, co cal podemos explotalos con máis profundidade : facerlles filtros, modificar a presentación da información, etc. Pero para isto hai que saber traballar, polo menos basicamente, con follas de cálculo. No vídeo podes aprender algunhas tarefas básicas para usalas. Tamén pode consultarse o Manual de informes estatísticos na web da rede para completar información de que informe é o máis adecuado para cada pregunta da estatística (o Manual de informes estatísticos tamén está dispoñible en pdf na ligazón de máis abaixo no apartado de Documentos).

30. Como xestionar suxestións de compra, avisos de persoas sen correo electrónico e seleccións bibliográficas

  • Suxestións de compra. O público pode achegarnos por medio do programa, suxestións de compra (desideratas). Pode comunicarnos por esta vía que a nosa colección carece dalgún título no que esa persoa está interesada. A biblioteca pode contestar e xestionar esta suxestión a través do módulo de adquisicións do programa.
  • Avisos que non se envían por correo electrónico. O medio que usa o programa para avisar ao público usuario de diversas xestións (reclamacións de préstamos, avisos de reservas dispoñibles, cancelacións de reservas...) é o correo electrónico, pero se a persoa usuaria carece deste dato, o sistema acumula estes avisos en informes que poden imprimirse, ou mellor, usarse para avisar por teléfono á persoa en cuestión.
  • Seleccións bibliográficas. Cando se fan buscas no catálogo o persoal ou o público pode ter interese en facer unha bibliografía cunha selección de resultados desa busca, para iso o sistema dispón do carriño e das listaxes públicas (só dispoñibles para o persoal bibliotecario) ou privadas. Estas seleccións poden gardarse, descargarse e enviarse por correo electrónico.

Como realizar as tarefas de administrador/a da biblioteca

En cada biblioteca ou rede de bibliotecas debe haber unha persoa que se encargue destas tarefas e que sexa tamén o interlocutor/a co Servizo de Bibliotecas para as tarefas relacionadas co catálogo. Convén tamén que haxa unha persoa substituta por se a persoa administradora se ausenta, pero nunca deben exercer as dúas a un tempo como administradoras, para non entrar en contradicións na administración da biblioteca ou bibliotecas (no caso de rede municipal). Para levar a cabo estas tarefas é preciso contar con permisos de administrador/a. As tarefas son as seguintes:

31. Como xestionar o calendario da biblioteca e as noticias

Calendario. No calendario interno do programa sinálanse os días nos que a biblioteca estará pechada para que o sistema non os conte no cálculo dos préstamos ou das reservas.

Noticias. As noticias refírense a novas que poden suceder con respecto á biblioteca ou ao catálogo e que poden comunicarse ao resto do persoal bibliotecario da rede ou ao público da nosa biblioteca ou de toda a rede por medio do sistema.

32. Como xestionar permisos do persoal e como moderar aportacións dos usuarios ao catálogo

Xestión de permisos. O persoal bibliotecario pode entrar na intranet do catálogo (a interfaz exclusiva do persoal) grazas á asignación duns permisos. A persoa administradora da biblioteca ou da rede de bibliotecas será a encargada de xestionalos co CAU ou asignalos directamente (se é que conta con permisos completos que llo permitan facer). Na rede existen dous tipos de permisos : completos e BM e dentro deles diferentes categorías segundo as funcións que realice o persoal.

Moderación de etiquetas e comentarios aportados polo público ao catálogo. O público enriquece o catálogo por medio destas aportacións, pero estas non se publican mentres non as modere un bibliotecario/a. 

33. Como consultar os rexistros de modificacións

As persoas administradoras do catálogo son as únicas que poden consultar estes rexistros de modificacións, que son como un rastro de todas as tarefas que se realizan sobre un rexistro de usuario/a, un rexistro dun documento ou dun exemplar. Esta consulta permítelle á persoa administradora controlar o que se fixo no catálogo, cando e quen o fixo.

34. Como son as tarefas rutinarias e as tarefas despois da migración

Tarefas rutinarias. Unha vez que se empeza a traballar no catálogo hai que adquirir unha serie de rutinas periódicas que deben memorizarse, no vídeo repásanse cales son as máis importantes. 

Tarefas despois da migración. Cando unha biblioteca se integra no catálogo por medio dunha migración, o persoal bibliotecario atópase con gran cantidade de traballo que necesita organizar e priorizar, neste vídeo lémbranse estas tarefas e recoméndase unha priorización.

35. Como son as normas de préstamo da rede

As normas de préstamo establécense a 3 niveis : de rede, de rede municipal e de biblioteca. Dependen tamén do tipo de material de que se trate, da categoría das persoas usuarias e da política de préstamo que teña adoptada a biblioteca. As políticas de préstamo existentes na rede son 3 : A, B e C. En función de todas estas circunstancias están creadas as normas de préstamo.